Samen met de directeur stelde ik een prioriteitenlijst op. De eerste focus lag op het op orde brengen van de financiële verslaglegging en het verbeteren van de interne financiële processen.

Een belangrijk onderdeel was het opstellen van het jaarverslag, bestaande uit de jaarrekening en het bestuursverslag. Daarbij heb ik ook fouten uit de jaarrekening van het voorgaande jaar onderzocht en controles ingericht om vergelijkbare fouten in de toekomst te voorkomen. Hierdoor kon de stichting opnieuw een subsidieaanvraag indienen die financieel passend was.

Daarnaast was er een grote donatie ontvangen voor evenementen rondom de mentale gezondheid van jongeren. Samen met de projectadministrateur richtte ik hiervoor een administratie in waarin directe evenementkosten en overhead afzonderlijk werden geregistreerd. Zo ontstond beter inzicht in de besteding van de donatie.

Ook hebben we gekeken naar de rol van het externe administratiekantoor. In plaats van ieder kwartaal alleen beperkte financiële informatie aan te leveren, hebben we samen met de projectadministrateur en business controller een maandelijks afsluitingsproces ingericht. De stichting verwerkt daarbij steeds meer facturen zelf en stelt zelf de periodieke financiële rapportages op.

Om de kennis binnen de organisatie te behouden, heb ik daarnaast een handboek voor de Administratieve Organisatie en Interne Controle opgesteld. Hierin zijn belangrijke processen vastgelegd en is beschreven welke onderwerpen nog verder ontwikkeld moeten worden.

Tot slot heb ik het team meegenomen in financiële verantwoordelijkheden. Tijdens een presentatie heb ik uitgelegd welk mandaat medewerkers hebben bij het aangaan van verplichtingen en hoe zij maandelijks inzicht kunnen krijgen in hun beschikbare budget.