Succesvolle ERP-migratie onder hoge tijdsdruk

← Naar klantcases

Klantcase

Succesvolle ERP-migratie onder hoge tijdsdruk

Young Finance

Wat was de situatie?

Een grote, landelijk opererende organisatie binnen de sector kritieke infrastructuur en mobiliteit, met een sterke focus op openbare verlichting en verkeerssystemen (VRI’s), stond voor een belangrijke ERP-migratie.

Het bestaande ERP-systeem zou binnen twee maanden definitief worden uitgefaseerd. Tegelijkertijd was er binnen de organisatie onvoldoende capaciteit om de migratie zorgvuldig én binnen de deadline uit te voeren. De druk liep daardoor snel op.

Er was vooral veel onzekerheid over de kwaliteit van de data en de werking van het nieuwe systeem. Om de continuïteit van de bedrijfsprocessen te bewaken en de migratie in goede banen te leiden, werd ik vanuit i4talent ingezet als onderdeel van het ERP-migratieteam.

Mijn belangrijkste verantwoordelijkheid lag bij het opschonen en overzetten van data en het ondersteunen van het bredere migratieproces.

Wat was jouw aanpak?

Ik ben gestart met het analyseren en opschonen van de bestaande database. Dubbele records werden verwijderd en onvolledige gegevens handmatig gecorrigeerd. Een belangrijke eerste stap, omdat een goede migratie begint met betrouwbare data.

Daarnaast heb ik met verschillende medewerkers gesproken over hun ervaringen en wensen rondom het nieuwe systeem. Door de korte deadline moesten we hierin scherpe keuzes maken: welke verbeteringen waren essentieel voor de dagelijkse werkzaamheden en welke konden later worden opgepakt?

Samen met de IT-afdeling heb ik vervolgens bepaald welke gegevens automatisch konden worden gemigreerd en welke data handmatig verwerkt moest worden.

Een deel van de data viel tijdens de migratie uit. In totaal heb ik ongeveer 5.000 regels met incomplete of onjuiste gegevens handmatig gecorrigeerd en verwerkt in het nieuwe systeem.

Door gestructureerd te werken en steeds prioriteiten te stellen, hielden we grip op het proces, ondanks de hoge tijdsdruk.

Door de migratie strak te organiseren, ontstond er uiteindelijk zelfs ruimte om het nieuwe systeem verder te verbeteren.

Wat was het resultaat?

De database was ruim voor de deadline volledig opgeschoond en operationeel in het nieuwe ERP-systeem. Waar vooraf vooral werd gerekend op een krappe oplevering, ontstond daardoor onverwacht ruimte voor aanvullende verbeteringen.

Samen met het team zijn verschillende kleine, praktische aanpassingen doorgevoerd. Deze zogenoemde Quality of Life-verbeteringen maken het dagelijkse werk makkelijker voor zowel monteurs in de buitenruimte als medewerkers op kantoor.

Ook de kwaliteit van de gemigreerde data bleek uitstekend. Van de circa 5.000 handmatig gecorrigeerde en ingevoerde dataregels bleek achteraf geen enkele regel foutief of onvolledig te zijn overgekomen.

De ERP-migratie werd daarmee ruim binnen de deadline afgerond én bood ruimte om het nieuwe systeem direct verder te optimaliseren.