Honderden facturen, één slimme aanpak

← Naar klantcases

Klantcase

Honderden facturen, één slimme aanpak

Young Finance

Wat was de situatie?

Voor een van de grootste bouwbedrijven van Nederland was tijdelijke versterking nodig binnen de crediteurenadministratie van een Shared Service Centre (SSC). Door het vertrek van een medewerker ontstond er tijdelijk extra druk op het team. Een vaste vervanger was nog niet gevonden, terwijl de dagelijkse werkzaamheden gewoon doorgingen.

Om achterstanden in de factuurverwerking te voorkomen en de werkdruk binnen het team te verlagen, werd tijdelijk een Young Finance Professional ingezet. De opdracht startte voor drie maanden en werd uiteindelijk verlengd naar vijf maanden.

De belangrijkste behoefte was iemand die snel zelfstandig kon werken en zich nieuwe processen en systemen eigen kon maken. Door een sterke leergierigheid en een praktische aanpak kon ik al snel een zelfstandige rol binnen de afdeling oppakken.

Wat was jouw aanpak?

Mijn werkzaamheden begonnen bij het controleren en goedkeuren van facturen. Dagelijks kwamen er honderden facturen binnen die gecontroleerd en verwerkt moesten worden. Daarbij was het belangrijk dat gegevens volledig en correct waren voordat een factuur verder het proces in ging.

Na een korte inwerkperiode had ik de factuurverwerking snel onder de knie en kon ik zelfstandig een groot volume aan facturen verwerken.

Vervolgens nam ik ook het aanmaken van nieuwe relaties voor mijn rekening. Dagelijks moesten zo’n 15 tot 20 nieuwe bedrijven in het systeem worden aangemaakt. Door dit proces volledig over te nemen, kon ik mijn collega’s structureel werk uit handen nemen.

Zo groeide mijn rol gedurende de opdracht van ondersteuning bij de crediteurenadministratie naar een vaste schakel binnen meerdere dagelijkse processen.

Ik was erg blij om de spil te mogen zijn die het hele proces vlotter liet verlopen.

Wat was het resultaat?

De grootste impact zat in het verlagen van de werkdruk binnen het team. Door de factuurverwerking en het aanmaken van relaties zelfstandig op te pakken, hoefden collega’s minder tussen verschillende werkzaamheden te schakelen.

Waar het team voorheen werkzaamheden zoals betalingen, facturen verwerken, relaties aanmaken en mailboxbeheer onderling verdeelde, ontstond door deze ondersteuning meer ruimte om de aandacht te richten op andere prioriteiten.

Na verloop van tijd hoefden collega’s het aanmaken van relaties zelfs helemaal niet meer op te pakken. Hierdoor konden zij zich richten op hun andere verantwoordelijkheden en verliep ook het betalingsproces vlotter.

Daarnaast dacht ik mee over mogelijkheden om processen slimmer in te richten. Daarbij werd onder andere gekeken naar de inzet van AI om terugkerende werkzaamheden te versnellen en efficiënter te maken.