Klantcase: van schoenendoos naar structuur

Tijdens mijn opdracht moest ik de administratie overnemen van de toenmalige CFO die met pensioen wilde gaan en het winkeltje waarnemen totdat er een nieuwe CFO was. De administratie was prima in orde en alle onderliggende documenten waren terug te vinden in de vele ordners. De digitaliseringsslag was alleen flink achtergebleven. Het boekhoudprogramma werd niet optimaal benut maar kon worden gebruikt. Aan mij de taak om deze administratie een digitale facelift te geven.

Met een paar simpele aanpassingen werd “de Schoenendoos” geen schoenendoos meer

Eerst gekeken wat de quick-wins waren om vervolgens naar de longer-wins te kijken. De quick-wins begon met het digitaliseren van de verkoopfacturen die automatisch vanuit de boekhouding verstuurd konden worden naar de klanten. Verschillende mailboxen in gericht voor de verschillende entiteiten. Deze mailboxen konden de inkoopfacturen automatisch doorzetten naar het boekhoudprogramma wat weer een extra handeling scheelde. Uiteraard moesten er ook nog achterstanden worden weggewerkt.

Voor de longer-wins heb ik werkinstructies geschreven om meer efficiëntie te behalen in het verwerken van de administratie. Daarnaast werd ook de administratie van afgelopen 4 jaar gedigitaliseerd. Onderliggende documenten voor de audits werden toegevoegd in het boekhoudpakket.

Met een paar simpele aanpassingen transformeerde ik “de Schoenendoos” naar een gemoderniseerde administratie, wat ervoor zorgde dat de accountant minder tijd besteedde aan de wettelijke controles en het management beter inzicht kreeg in de administratie. Hierdoor legde ik een gespreid bedje voor de nieuwe CFO die richting eind van mijn opdracht in dienst kwam. Het bedrijf werd transparanter, de DGA kon zich meer op ondernemen richten en de oud CFO ging met een gerust hart met pensioen.

Wil jij ook aan de slag als Finance professional bij i4talent? Bekijk onze vacatures.