#deleukstedetacheerdervanNederland

Motiveren van team, verdelen werkdruk, verbeteren processen.

Specialisme

Finance Professional

Opdrachtgever

De Vereende

Behoefte

In een constant veranderende maatschappij, is het voor de Vereende erg belangrijk om steeds mee te veren en in te spelen op de veranderingen in de markt. Met de unieke producten die de Vereende biedt op het gebied van schade en verzekeringswerken, hebben ze een heel belangrijke maatschappelijke functie en verantwoordelijkheid. Deze veranderingen hebben uiteraard de nodige impact op de afdeling Finance. Een flexibele instelling en snel kunnen schakelen zijn dan ook key om het diverse takenpakket te managen. Een van de eerste uitdagingen waar ik mee te maken kreeg, was de plotselinge overgang naar thuiswerken en daarmee ook volledig digitaal de taken uitvoeren. Het was ook voor het finance team wennen om te werken met nieuwe applicaties als teams, inwerken via een scherm en vooral ook de verbinding met elkaar te houden. Binnen de Vereende is er een laag verloop van personeel. Dit zorgt voor rust en stabiliteit, maar geeft daarmee ook de uitdaging om mee te blijven veren en te blijven kijken naar efficiëntieslagen. Binnen de organisatie is er een grote wens om te professionaliseren, waarbij er behoorlijke investering is gedaan in upgrades en aanpassingen aan de softwaresystemen. Hierdoor was er sprake van de nodige “kinderziektes” in de systemen en dit veroorzaakte best wat extra werk. Er ontstaat dan een natuurlijk weerstand tegen verandering. Het team meenemen in de verandering en professionalisering zat dan ook een grote uitdaging.

Aanpak

De eerste periode heb ik gebruikt om mee te werken en de processen te leren begrijpen. Vanwege de diverse entiteiten en bijzonderheden die daarbij horen, is dit nog behoorlijk complex. Door zo snel mogelijk taken over te nemen, kon er ook zo snel mogelijk druk bij het team afgenomen worden. Daarnaast heb ik moeite gestoken in het leren kennen van de medewerkers, horen wat de obstakels zijn waar zij dagelijks mee te maken hebben. Ook het winnen van het vertrouwen van de medewerkers bleek uiteindelijk belangrijk te zijn. Na een zekere periode was er een (online) overleg waarbij langzaamaan alle frustraties op tafel kwamen te liggen. We hebben toen met een deel van het Finance team een moeilijk maar zeer effectief gesprek kunnen voeren wat de lucht behoorlijk heeft geklaard. Vanaf dat moment heeft iedereen de mouwen opgestroopt, hebben we het digitale werken omarmt en zijn we aan de slag gegaan om de problemen te tackelen. We hebben de dagstart nieuw leven in geblazen om communicatie en samenwerking te bevorderen. Soms sloten we zelfs aan het einde van de dag af met een korte groepscall om eventuele issues van die dag te delen. Frustraties werden sneller uitgesproken en lastige of repeterende werkzaamheden beter verdeelt onder de medewerkers.

Resultaat

Waarbij het team pre-lockdown zich wel redelijk staande hield, werden door het thuiswerken enkele sluimerende problemen zichtbaar gemaakt. De transitie naar de nieuwe vorm van werken is onvermijdelijk. De Vereende als bedrijf gaat daar soepel in mee en na een opstartperiode werd dit ook omarmt in het Finance team. Vanuit het management werd er ook hulp geboden. Er werd een nieuwe functie gecreëerd voor een medewerker om voor een aantal uren in de week de rol van keyuser te vervullen, specifiek gericht om de systeem upgrades in goede banen te leiden. Daarnaast is de keyuser beschikbaar om allerlei (technische) vragen vanuit het team te beantwoorden. Hierdoor kwam er ruimte om weer in control te zijn over de werkzaamheden. Vanuit de rust en ruimte die er ontstond kon er weer worden nagedacht over procesverbeteringen en efficiëntieslagen. Een aantal excel-modellen werden onder de loep genomen en processen uitgewerkt. Daarna kon er zelfs worden afgeschaald in het aantal medewerkers.

Neem hier contact op!