Betrouwbare projectprognoses in de infra

← Naar klantcases

Klantcase

Van versnipperde cijfers naar écht financieel inzicht

Control

Wat was de situatie?

Bij een groot infrabedrijf dat werkt aan vitale infrastructuur voor energie, water en digitalisering was behoefte aan meer financiële grip op lopende projecten.

Door meerdere personele wisselingen binnen projectcontrol was veel kennis van de projecten en bijbehorende processen verloren gegaan. Vooral bij projecten die operationeel al voor 80% tot 90% waren afgerond, sloot de financiële administratie niet meer goed aan op de werkelijke voortgang.

Hierdoor hadden projectleiders beperkt inzicht in hun resterende budget en waren de financiële prognoses onvoldoende betrouwbaar. De uitdaging was duidelijk: de administratie weer op orde brengen, het overzicht herstellen en zorgen dat projectleiders opnieuw op betrouwbare cijfers konden sturen.

Wat was jouw aanpak?

Als projectcontroller werd ik de financiële sparringpartner van de projectleiders. Om snel grip te krijgen op de organisatie, begon ik met het vastleggen van de belangrijkste processen en dook ik in de financiële administratie en bestaande rapportages.

Al snel zag ik een kans om het slimmer aan te pakken. Er werd gewerkt met meer dan twintig losse Excel-bestanden, waarin prognoses vooral werden gebruikt om tijdelijke negatieve kosten te corrigeren. Echte sturingsinformatie leverde dat nauwelijks op.

Ik vereenvoudigde de werkwijze naar één overzichtelijk werkbestand per projectleider, waarin alle projecten samenkwamen. Daarnaast introduceerde ik een nieuwe prognose die niet alleen op financiële cijfers, maar juist op de operationele planning werd gebaseerd.

De projectleiders leverden hiervoor zelf de basis aan. Vanuit een nulmeting bespraken we vervolgens maandelijks de prognoses, analyseerden we afwijkingen en maakte ik terugkerende financiële valkuilen inzichtelijk.

Zo ontstond niet alleen een betrouwbaarder financieel overzicht, maar werden de projectleiders ook steeds meer betrokken bij de financiële kant van hun projecten.

“Van sturen op onderbuikgevoel naar échte grip door betrouwbare projectcijfers.”

Wat was het resultaat?

De nieuwe aanpak zorgde voor meer overzicht, betrouwbaardere prognoses en een betere samenwerking tussen projectcontrol en de operatie.

Projectleiders kregen meer inzicht in hun werkelijke projectkosten en deelden informatie steeds transparanter. Financiële risico’s kwamen eerder op tafel, waardoor er minder verrassingen ontstonden en het percentage onvoorziene projectkosten zichtbaar daalde.

Ook richting klanten was het effect merkbaar. Dankzij betrouwbaardere planningen en projectinformatie verliepen opleveringen en facturatie soepeler. Het toegenomen vertrouwen en de verbeterde afstemming droegen bovendien bij aan een lager debiteurensaldo.

Waar financiële rapportages eerder vooral administratieve correcties ondersteunden, ontstond nu stuurinformatie waarmee projectleiders daadwerkelijk vooruit konden kijken en bijsturen.