#deleukstedetacheerdervanNederland
#deleukstedetacheerdervanNederland
Van €5 miljoen verschil naar een sluitende geld-goederenbeweging
Een groeiend, landelijk retailbedrijf had behoefte aan meer structuur binnen de Finance & Control-afdeling. Een belangrijk vraagstuk was de geld-goederenbeweging: het verband tussen de geldstromen en de goederenstromen binnen de organisatie.
Het voorgaande jaar was de geld-goederenbeweging al opgesteld, maar waren de cijfers lastig te herleiden en bleven er grote verschillen over. Voor een retailorganisatie is een sluitende geld-goederenbeweging belangrijk voor het onderbouwen en ondertekenen van de jaarrekening.
De uitdaging was daarom helder: inzicht krijgen in waar de verschillen vandaan kwamen en een werkwijze ontwikkelen waarmee de geld-goederenbeweging betrouwbaar en herhaalbaar kon worden opgesteld.
De eerste stap was het begrijpen van de werkwijze van het voorgaande jaar en het in kaart brengen van de verschillen tussen winkels met een ERP-systeem en winkels die met een kasstelsel werkten.
Vervolgens heb ik de boekingsregels rondom voorraad en kostprijs van de omzet uit de financiële administratie gehaald en in Excel per boekingsregel gecategoriseerd. Zo konden bijvoorbeeld boekingsregels voor voorraadmutaties worden gekoppeld aan voorraadverschillen en stelposten voor kostprijzen aan kostprijzen.
Met filters, unieke waarden en draaitabellen ontstond vervolgens per winkel een duidelijk overzicht van wat er op welke grootboekrekening was geboekt. Hierdoor konden verschillen in de geld-goederenbeweging veel gerichter worden onderzocht en verklaard.
De uitkomsten en werkwijze heb ik regelmatig besproken met de Finance Director. Daarnaast heb ik verschillende controles uitgevoerd, zoals het vergelijken van de eindvoorraad in de boekhouding met de voorraadtelling per 31 december en het controleren van voorraadverschillen aan de hand van het voorraadinventarisatiebestand dat met de accountant werd gedeeld.
Ook met de accountant is verder ingezoomd op winkels met opvallende verschillen, bijvoorbeeld door veel stelposten op verkopen of grote inventarisatieverschillen.
“Waar we eerder vooral bezig waren met het verklaren van verschillen, hebben we nu een werkwijze waarmee we precies kunnen zien waar cijfers vandaan komen en hoe we ze onderbouwen.”
Het resultaat was een sluitende geld-goederenbeweging voor zowel de filialen met een ERP-systeem als de filialen met een kasstelsel.
Van het totale verschil van ongeveer €5 miljoen kon op slechts €5.000 aan absolute verschillen na alles worden verklaard.
Daarnaast is de nieuwe werkwijze vastgelegd in een handleiding en gepresenteerd aan het team. Hierdoor is duidelijker geworden waar cijfers vandaan komen en hoe verschillen onderzocht en verklaard kunnen worden.
De werkwijze levert bovendien ook in de toekomst tijdwinst op. Doordat het proces nu vastligt en de presentatie van de cijfers is afgestemd met de accountant, kan dezelfde aanpak opnieuw worden gebruikt.
Meer informatie over
werken bij i4talent?
Neem contact op met
Talentscout
Meer informatie over het inhuren van een professional via i4talent?
Neem contact op met
Salesmanager
