#deleukstedetacheerdervanNederland
#deleukstedetacheerdervanNederland
Debiteurenbeheer in de retail: van achterstanden naar grip
Een groeiend retailbedrijf met meer dan 150 eigen vestigingen en meerdere franchisevestigingen had tijdelijk versterking nodig binnen het debiteurenbeheer.
Na het vertrek van een collega kwam het debiteurenbeheer van de franchisers bij mij terecht. Zij betalen maandelijks royalties, fees en verschillende andere kosten aan de organisatie.
Bij de overdracht bleek dat er nog flinke bedragen uit 2024 openstonden. In oktober 2025 stonden bij meerdere franchisers grote posten open, in sommige gevallen ter hoogte van ongeveer een volledige maand aan omzet. Een enkele franchiser had sinds mei 2024 geen factuur meer betaald.
De organisatie wilde de openstaande bedragen zo snel mogelijk innen. Tegelijkertijd bleek al snel dat er meer speelde. Franchisers gaven aan dat zij niet op de hoogte waren van de openstaande posten en kwamen met vragen en klachten. Sommigen waren zelfs in de veronderstelling dat bepaalde facturen al waren voldaan.
De uitdaging was daarmee groter dan alleen het innen van openstaande facturen. Er moest duidelijkheid komen over de administratie én het vertrouwen in de financiële communicatie moest worden hersteld.
Ik ben gestart met het inzichtelijk maken van de openstaande posten per franchiser. Deze overzichten zijn gedeeld met de franchisers en vormden de basis voor de verdere afstemming.
Vervolgens heb ik telefonisch en per mail contact gezocht. Daarbij was het belangrijk om begrip te tonen voor de situatie van de franchisers, maar tegelijkertijd duidelijk te zijn over de openstaande bedragen en de gewenste betaling.
Een belangrijk onderdeel van de oplossing was het verbeteren van de communicatie rondom de maandelijkse facturen. Vanaf dat moment werden de facturen structureel naar de franchisers verstuurd. Ook hun accountants ontvingen deze facturen, zodat de administratie van de franchiser en het hoofdkantoor beter op elkaar aansloten.
Bij één franchiser was de openstaande vordering zo groot dat betaling in één keer niet haalbaar was. Door regelmatig contact te houden en nauw samen te werken met zijn accountant, werden eerst de lopende facturen betaald en vervolgens verschillende oudere facturen ingelopen.
Voor het resterende bedrag heb ik de franchiser rechtstreeks in contact gebracht met de CFO. Samen met de accountant werd vervolgens een betalingsregeling opgesteld, waarmee het resterende bedrag aan oude posten over een periode van een jaar kon worden afbetaald.
“Jammer dat je vertrekt. Eindelijk iemand die ons meeneemt en vragen over de administratie van franchisers beantwoordt.”
De aanpak zorgde ervoor dat een groot deel van de verouderde openstaande posten alsnog werd geïnd, sneller dan intern vooraf werd verwacht.
Daarnaast werd de financiële communicatie richting de franchisers structureel verbeterd. Door maandelijkse facturen consequent te versturen en ook de accountants hierin mee te nemen, ontstond meer duidelijkheid over de actuele openstaande posten.
De impact ging daarmee verder dan alleen het binnenhalen van openstaand geld. Franchisers kregen meer inzicht in hun financiële positie en accountants hadden een duidelijker aanspreekpunt voor vragen over de administratie.
Ook vanuit de franchisers en hun accountants kwam positieve feedback.
De combinatie van debiteurenbeheer, duidelijke communicatie en persoonlijk contact zorgde zo voor meer grip op de openstaande posten én een betere samenwerking met de franchisers.
Binnen deze opdracht werd gewerkt met de financiële administratie en systemen van de organisatie voor het beheren, controleren en opvolgen van facturen en openstaande posten.
Daarnaast vormden overzichtelijke debiteurenoverzichten en structurele communicatie per e-mail en telefoon belangrijke onderdelen van de aanpak.
Meer informatie over
werken bij i4talent?
Neem contact op met
Talentscout
Meer informatie over het inhuren van een professional via i4talent?
Neem contact op met
Salesmanager
